Certains territoires, principalement les petites communes de moins de 500 habitants, n’ont pas toujours les moyens ni l’activité à temps complet nécessaire pour employer une secrétaire de mairie, malgré leurs rôles essentiels.
Face à ce constat, la Communauté de Communes Mad et Moselle (49 communes, 20 000 habitants) a fait le choix de construire un système intercommunal de mutualisation des secrétaires de mairies. Ce système permet à 9 agents mobiles d’oeuvrer ponctuellement sur 12 communes en cas de maladie, ou de pic d’activité par exemple.
Pour les communes qui adhèrent au service, c’est les Ressources Humaines de la Communauté de communes qui se chargent de la gestion : des secrétaires de mairie sont envoyées dans les communes en fonction des besoins. Parce que le métier de secrétaire de mairie demande beaucoup de polyvalence et au regard des difficultés de recrutement, un diplôme universitaire a été crée à Nancy.