La mutualisation des secrétaires de mairies - CC Mad et Moselle (54)

"Si à l’avenir, un maire avait besoin d’une expertise, par exemple sur un marché public, il pourrait tout à fait faire appel, sur un temps donné, à l’un des secrétaires de mairie référent du service commun. »

Jean-Charles de Belly, Directeur Général des Services, Communauté de communes Mad & Moselle

Pourquoi Ithéa souhaite valoriser cette bonne pratique ?

  • Parce qu’elle permet de garantir la continuité du service public.
  • Parce qu’elle rééquilibre l’offre de services sur les territoires, même les plus petits
  • Parce qu’elle valorise les compétences des secrétaires de mairies.

La bonne pratique en quelques lignes

certains territoires, principalement les petites communes de moins de 500 habitants, n’ont pas toujours les moyens ni l’activité à temps complet nécessaire pour employer une secrétaire de mairie, malgré leurs rôles essentiels.

Face à ce constat, la Communauté de Communes Mad et Moselle a fait le choix de construire un système intercommunal de mutualisation des secrétaires de mairies. Ce système permet à 9 agents mobiles d’œuvrer ponctuellement sur 12 communes en cas de maladie, ou de pic d’activité par exemple. « Le principe : on envoie des secrétaires de mairie aux communes de notre territoire qui en font la demande : 6h par semaine d’un côté, 10h de l’autre… » explique le service des ressources humaines de la collectivité (financé par les communes qui payent les prestations).

Les résultats

Ce système fonctionne depuis 2014 et a permis l’embauche en temps complet de deux agents en 2018.

De plus, l’Institut d’Administration des Entreprises (IAE) de Nancy délivre désormais une formation de 276 heures complété de 8 semaines de stage afin de développer de nouvelles compétences pour ces secrétaires en lien avec le projet de la CC.

FICHE TECHNIQUE

Où ? Quand ?

Depuis 2014, dans la CC Mad et Moselle

Par qui ?

La CC Mad & Moselle

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique

L’Institut d’Administration des Entreprises (IAE) de Nancy

Comment ?

  • Réaliser un diagnostic sur les besoins en ressources humaines des communes du territoire, pour le poste de secrétaire de mairie (effectif, départs en retraite, congés maladies…)
  • Embaucher les agents volontaires à la mutualisation au niveau intercommunal
  • Co-construire une convention de services entre l’intercommunalité et les communes ainsi qu’une charte de gouvernance pour préciser les limites de responsabilités des communes et de l’intercommunalité
  • Sensibiliser les élus du territoire à la démarche

Pour la CC Mad & Moselle, le budget est pris en charge par les contributions des communes participantes (153 000 euros en 2018), sans aucun coût résiduel pour l’intercommunalité.

Les points de vigilance

Il est nécessaire de faire preuve de pédagogie auprès des élus afin de limiter les craintes quant  à la « dépossession » de compétences à travers la mutualisation à l’échelle intercommunale.

Contact

Communauté de communes de Mad & Moselle

Jean-Charles de Belly, Directeur Général des Services

03.83.81.91.69.